Quanto tempo i datori di lavoro hanno bisogno di tenere record dei salari?

Secondo la legge federale degli Stati Uniti, i datori di lavoro devono tenere i registri dei loro dipendenti o ex dipendenti per un certo periodo di tempo. Tuttavia, la quantità di tempo varia a seconda dello statuto a cui si fa riferimento, cosa che può rendere conto del tempo necessario per tenere confusi i record dei dipendenti. Tenendo conto dei limiti di tempo richiesti in base a ciascun statuto, nonché a quali registri legati al libro paga lo statuto vuole che tu mantenga e perché, puoi sviluppare più facilmente un sistema che conservi i record dei salari fino a quando la legge richiede.

Identificazione

I record del libro paga sono, in genere, tutti i record relativi alle ore di lavoro di un dipendente e ai salari corrisposti a lui o lei, secondo il Dipartimento del Lavoro Usa. Secondo il Fair Labor Standards Act, i registri dei salari comprendono informazioni sull’orario e il giorno in cui ogni settimana di lavoro inizia, il numero di ore lavorate in ogni giorno lavorativo e ogni settimana di lavoro, l’importo totale che il lavoratore ha guadagnato lavorando ore non straordinarie, Pagare per ogni settimana in cui il lavoratore ha lavorato straordinario, la retribuzione straordinaria per ogni settimana di lavoro, gli importi di ogni aggiunta o deduzione alla settimana di lavoro del dipendente, l’importo totale pagato per ogni periodo di pagamento e le date coperte da ogni periodo di retribuzione , Secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Queste informazioni dovrebbero essere contrassegnate con le informazioni personali del dipendente, tra cui nome, indirizzo, occupazione e sesso. Se il dipendente ha meno di 19 anni, includere anche la data di nascita.

Leggi applicabili

A partire dal 2010, solo due statuti federali esigono che i datori di lavoro mantengano i registri delle retribuzioni per qualsiasi tempo, secondo il Dipartimento del Lavoro Usa e la Commissione Usa per l’uguaglianza dell’occupazione o l’EEOC. Questi due statuti sono il Fair Labor Standards Act e l’Age Discrimination in Employment Act. Per la FLSA e l’ADEA, la maggior parte dei registri paga devono essere conservati per tre anni, secondo il Dipartimento del Lavoro Usa e l’EEOC. Sebbene la FLSA consente ai datori di lavoro di scartare alcuni record supplementari sui salari, compresi i salari, dopo due anni, l’ADEA richiede che i datori di lavoro mantengano questi registri per tre anni.

Formato

L’ADEA non richiede che i datori di lavoro mantengano record di paghe in un formato particolare, a patto che i record siano disponibili quando l’EEOC li richiede, secondo l’EEOC. Il FLSA non richiede che gli orologi di tempo siano utilizzati per tenere traccia delle ore lavorative, secondo il Dipartimento del Lavoro Usa. Né la FLSA richiede che i record siano conservati in un formato particolare. Tuttavia, secondo il Dipartimento del Lavoro Usa, il microfilm o il nastro perforato non devono essere utilizzati a meno che il datore di lavoro abbia anche l’attrezzatura per rendere questi formati facilmente leggibili.

Funzione

Lo scopo di mantenere i registri delle retribuzioni dei dipendenti nell’ambito del Fair Labor Standards Act è quello di proteggere i diritti del lavoratore per una retribuzione equa, secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, incluso il diritto dei lavoratori coperti e non percepiti al salario minimo e alla retribuzione straordinaria. I registri possono anche essere utilizzati per garantire che un datore di lavoro non impiega bambini troppo giovani per lavorare legalmente e non impiega bambini che possono lavorare legalmente per un numero illegale di ore. Il mantenimento dei registri nell’ambito della legge sull’età Discriminazione in materia di occupazione ha lo scopo di garantire che un dipendente che scopri di essere stato discriminato a causa della sua età è in grado di trovare le informazioni necessarie per dimostrare o confutare la sua richiesta, secondo l’EEOC.

considerazioni

Sotto l’FLSA e l’ADEA, i registri dei salari sono generalmente mantenuti per tre anni a decorrere dalla data di chiusura di un dipendente, secondo l’EEOC. L’ADEA, il FLSA e altri statuti possono richiedere a un datore di lavoro di conservare diverse parti del file di un dipendente per diverse lunghezze di tempo. Ad esempio, mentre l’ADEA richiede che i record dei salari siano mantenuti per tre anni, richiede che le informazioni fondamentali sul dipendente siano mantenute solo un anno, secondo l’EEOC. Per assicurare che il tuo business soddisfi tutti i requisiti di conservazione della registrazione, consultare un avvocato qualificato.